Google Keepは非常に直感的に使えるアプリですので、細かな使用方法を解説するまでもありませんが、それでも説明して欲しい、という方向けに基本的な使い方を解説します。
既にお使いの方でも、あらたな発見があるかもしれません。
まずは、Google Keepを起動
パソコンの場合で説明をさせていただきます。
ChromeでGoogleアカウントにログイン。
右上のアプリメニューからGoogle keepを選ぶだけですぐに使えます。
※「アプリメニュー」とはこのボタンです。
スマホの場合はアプリのインストールが必要です。
AndroidはGoogle Play、iPhoneはApp Storeから無料で入手可能です。
スケジュールではないメモに最適
スケジュールのように、“いつ何時どこで何を”という情報は、どなたでも予定表に書き込むと思いますが、タスクメモやアイデアメモなど、期限がないものは、意外と紙メモのままになっていたりしませんか？
しかしそれらは結構重要な情報であったりします。
人それぞれですが、付箋に書いてPCモニターに貼ったり、手帳に書き留めたり、メモ用紙を束ねていたりと、オフィスワーカーなら誰でも、自己流を持っています。
そんな大切な情報である“メモ”、なおざりになってしまう時ってどうしてもありますよね。
こんな経験ありませんか？
そうなんです、紙メモによるトラブルは、共通して “どこに置いてあるのか” ということなのです。
これらは、スマホやPCにメモをする癖をつければ、解決する問題なのです。
しかし、このメモはスマホ、あのメモはPCと、ローカル領域にメモしても、どのデバイスに記録したか分からなくなってしまうことがあります。
ですから、それらを解決するために、デバイスを選ばずクラウドに保存され閲覧・編集できる、Google Keepがオススメなのです。
ラベルとアーカイブを理解しよう
ラベルとはメモの性質ごとに箱を分けるようなイメージで、アーカイブは、進行中用と保管用の仕切りのような役割です。
Google Keepのラベルとアーカイブ、これはPCのフォルダに例えるならば、
- Google Keepの中にラベルごとのフォルダが存在
- それぞれのフォルダの中にアーカイブフォルダが存在
- ラベルフォルダ直下のファイルを仮想フォルダに束ねたものが「メモ」
- アーカイブフォルダのファイルを仮想フォルダに束ねたものが「アーカイブ」
実際の構造とは異なりますが、このようなイメージです。
また、テーブルとしては、このようにイメージすることができます。
| id | ラベル | タイトル名 | タグ |
|---|---|---|---|
| 1 | アイデア | こんなアイデア | メモ |
| 2 | アイデア | あんなアイデア | メモ |
| 3 | アイデア | ひょっとしたら役に立つかも | メモ |
| 4 | システム | Googleスプレッドシートの説明 | アーカイブ |
| 5 | システム | Excelのヒント | メモ |
| 6 | システム | Wordの便利な機能 | メモ |
| 7 | プライベート | 息子の誕生日プレゼント | アーカイブ |
| 8 | プライベート | 今日の買い物メモ | メモ |
| 9 | プライベート | リビング模様替えのアイデア | メモ |
| 10 | 仕事 | (株)△△△△△商事への提案内容 | メモ |
| 11 | 仕事 | 〇〇〇〇〇(株)と契約案 | アーカイブ |
| 12 | 仕事 | ×××について | メモ |
| 13 | 名刺・連絡先 | 〇〇〇〇〇(株) | アーカイブ |
| 14 | 名刺・連絡先 | (株)△△△△△商事 | アーカイブ |
| 15 | 名刺・連絡先 | 〇〇〇〇〇(株) | アーカイブ |
PCユーザーの方ならば、ラベルとアーカイブの関係性をご理解いただけると思います。
Google Keepの使い方
以下の説明は、PCでの操作方法になります。
ラベル
【1】ラベルの追加方法
- 左側メニューの「ラベルの編集」をクリック
- 「新しいラベルを作成」の部分に任意のラベル名を入力
- 「完了」をクリック
【2】ラベル名の変更方法
- 左側メニューの「ラベルの編集」をクリック
- 変更するラベル右横の鉛筆マークをクリックするとラベル名がアクティブになる
- ラベル名がアクティブになるので書き直し
- 「完了」をクリック
※ラベル名を変更しても、それぞれ個別のメモに修正を加える必要はありません。
【3】ラベルの削除方法
- 左側メニューの「ラベルの編集」をクリック
- 削除したいラベル名のラベルマークにカーソルを合わせる
- ラベルマークがゴミ箱ークに変化するのでクリック
- 「このラベルを削除し、すべてのKeepメモから削除します。メモは削除されません。」というメッセージがでるので「削除」をクリック
- 「完了」をクリック
※ラベルを削除しても、メモそのものは削除されません。ラベルなしのメモとして残りますので、安心してください。
メモの作り方
【1】シンプルなテキストメモ
- 「メモを入力」の部分をクリック
- 「タイトル」を入力します。
- 「メモを入力」の部分に詳細を入力します。
- 3点メニュー(その他メニュー)から「ラベルを追加」を選択し、該当するラベルにチェックをつけます。
複数を選択することも可能ですし、何も選択しなくても大丈夫です。
- 「閉じる」をクリック
- メモが登録されます。
【2】チェックボックスのメモ
リスト表示でチェックのオン・オフができるテキスト機能です。
- 先ほどと同様にタイトルを入力し、3点メニューより「チェックボックスを表示を選択」します。
- チェックボックスが表示されますので、内容を入力します。
- 入力→Enter→入力→Enterの繰り返しで、どんどんリストが追加されます。
- リストの順番を変えたい場合は、ドラッグハンドル(並べ替えハンドル)をクリックしながら移動します。
- 「閉じる」でチェックボックスメモの完成です。
- 実際にリストをチェックをすると、完了済みアイテムとして、下段に表示されます。
チェックを外せば元に戻ります。
【3】メモを装飾する
特定のメモを目立たせたい場合に、背景をつけることができます。
①メモにマウスポインターを重ねると、下部にメニューが現れますので、パレットマークをクリックします。
②お好みのものを選択して完了です。
【4】画像の取り込み→テキストの抽出
メモに画像を追加することができます。
さらに、その画像をOCR機能で読み込み、テキスト化することが可能です。
このOCR機能は、なかなかの精度ですが、一応目視確認はすべきでしょう。
例として、このようなこのような名刺を取り込みます。
- タイトルを入力して、「画像を追加」ボタンをクリックします。
- 「画像を追加」ボタンをクリックし、画像を選択します。
- 画像からテキストを抽出するには、3点メニューより「画像のテキストを抽出」を選択します。
- このようにテキストが抽出されます。
【5】アーカイブ
普段は表示させたくない中長期的なメモは、アーカイブをしておくとよいでしょう。
例えば、名刺などは、メモタグで表示されると邪魔になりますので、アーカイブをオススメします。
アーカイブするには、「アーカイブ」ボタンをクリックするだけです。
アーカイブの解除は、アーカイブタグに入り対象のメモの「アーカイブを解除」ボタンをクリックするだけです。
まとめ
Google Keepは、付箋感覚で使えるクラウド型メモアプリです。思いついたアイデアやタスクを、デバイスを問わず保存・共有できるのが大きな特徴。紙メモの紛失や見落としといったトラブルを防ぎ、どこでもアクセス可能です。ラベル機能でメモをカテゴリごとに整理し、アーカイブで完了・保管済みメモを分けることで、視認性が向上します。テキストだけでなく、チェックリスト、画像、音声入力、OCRによる文字抽出も可能。シンプルで直感的な操作性ながら、多彩な機能で業務効率化や情報整理に役立つツールです。